Sachbearbeitung automatisieren: Was sich rechnet und was nicht.
Eine ehrliche Einordnung, die wir Geschäftsführern im Erstgespräch geben, und die Sie hier in vier Minuten lesen können.
Was sich fast immer rechnet
Drei Merkmale müssen zusammenkommen, damit Automatisierung wirtschaftlich Sinn ergibt: hohes Volumen, klare Regeln, geringe Variation. Fehlt eines, wird es schwierig. Fehlen zwei, lohnt es sich meist nicht.
Beispiele aus unserer Praxis:
- Belegerfassung bei mehr als 100 Eingangsrechnungen pro Monat.
- Standardanfragen mit immer gleicher Struktur: Lieferstatus, Rechnungskopien, einfache Stammdaten-Änderungen.
- Wöchentliche oder monatliche Reports mit fester Logik.
- Datenübertragung zwischen zwei Systemen, die nicht direkt miteinander sprechen.
In diesen Fällen amortisiert sich die Investition meistens innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Manchmal schneller.
Was sich oft nicht rechnet
Vier Konstellationen, in denen wir von einer Automatisierung abraten:
Einzelfälle ohne Wiederholung
Wenn ein Prozess pro Monat fünfmal vorkommt und jedes Mal anders, kostet die Programmierung mehr als das Personal. Die manuelle Bearbeitung bleibt günstiger.
Häufig wechselnde Regeln
Wenn der Prozess alle paar Wochen geändert wird, weil sich Gesetzeslage, Lieferantenstruktur oder Preisliste ändern, veraltet jede Automatisierung schnell. Der Wartungsaufwand frisst die Ersparnis auf.
Komplexe Entscheidungen mit unklarer Datenlage
Wenn der Sachbearbeiter regelmäßig Kollegen anrufen oder Kunden zurückrufen muss, weil die Information nicht im System steht, fehlt der Automatisierung das Material. Sie würde dieselben Telefonate führen müssen.
Vertrauensaufbau und Verhandlung
Mahnstufe drei sollte ein Mensch übernehmen, Reklamationen von Großkunden ebenso. Die Kosten einer falschen automatischen Antwort übersteigen die Ersparnis pro Vorgang schnell um ein Vielfaches.
| Rechnet sich meist | Rechnet sich meist nicht |
|---|---|
| Hohes Volumen, klare Regeln, geringe Variation | Seltene Einzelfälle ohne Wiederholung |
| Belegerfassung ab rund 100 Rechnungen pro Monat | Häufig wechselnde Regeln (Gesetze, Preise, Lieferanten) |
| Standardanfragen mit fester Struktur | Entscheidungen mit unklarer Datenlage |
| Reports mit fester Logik | Vertrauen und Verhandlung (Mahnstufe drei, Großkunden) |
Am Ende ist es eine Rechenfrage.
Wir sind weder grundsätzlich für noch gegen Automatisierung. Für uns zählt, ob sich der konkrete Fall rechnet. Wenn der Rechner nach 30 Sekunden auf einen Posten zeigt, der sich lohnt, machen wir den. Wenn nicht, sparen wir uns das Projekt.
Das ist auch der Grund, warum wir einen Teil unseres Honorars an die nachgewiesenen Einsparungen koppeln. Wenn wir nicht überzeugt sind, dass es sich rechnet, schlagen wir es nicht vor.
Häufige Fragen
Wann rechnet sich die Automatisierung in der Sachbearbeitung?
Wenn drei Merkmale zusammenkommen: hohes Volumen, klare Regeln und geringe Variation. Dann amortisiert sich die Investition meist innerhalb von sechs bis zwölf Monaten.
Wann sollte man nicht automatisieren?
Bei seltenen Einzelfällen ohne Wiederholung, bei häufig wechselnden Regeln, bei Entscheidungen mit unklarer Datenlage und überall dort, wo Vertrauen und Verhandlung zählen, etwa bei Mahnstufe drei oder Reklamationen von Großkunden.
Ab welchem Belegvolumen lohnt sich die automatische Belegerfassung?
Als Faustregel ab etwa 100 Eingangsrechnungen pro Monat, sofern die Belege einer festen Struktur folgen.
Wie schnell amortisiert sich eine sinnvolle Automatisierung?
In den geeigneten Fällen meist innerhalb von sechs bis zwölf Monaten, manchmal schneller.
Karl Benecke ist Mitgründer von Benecke & Erdmann. Er hat in der Automobilindustrie und für einen Agrarbetrieb operative Prozesse automatisiert.